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職場上的溝通不良?來,這樣解!



「我發給你的行銷企畫書,你有沒有什麼意見?」

「我看過了,財務部分可能是需要注意的地方。」

「可是這次行銷案的財務規劃,是總經理核可的。」

「我知道,但我認為財務規劃有很大問題。」

「那行銷部分,有沒有需要修改的?」

「我認為你應該要去找總經理談談財務規劃。」

「......」


這對話是不是讓你覺得很熟悉?每天在職場上,大家都在為了讓彼此「理解對方」而奮鬥,有時候明明都說了,但對方就是聽不懂;有時候對方明明有問題,卻死活不講清楚,最後搞得大家雞同鴨講、累到吐血,工作效率直接變成慢速重播模式。


電子時代的溝通悲劇:LINE 一打開,全是誤會


「欸,你看老闆這句話,意思是要我們加班,還是說先做個報告?」

「看起來像是在試探我們要不要自動加班,還是說他想表揚我們?」

「但他後面那個笑臉是什麼意思?是和善還是威脅?」


現在幾乎所有的職場溝通都依賴電子訊息,LINE、Email、Slack,一條訊息發出去,結果對方可能解讀成三種版本,最後還得打電話確認:「欸,你剛剛的訊息是什麼意思?」


這樣來來回回,比直接面對面溝通還花時間,最後搞得像在破懸疑小說的密碼,完全違反了我們用電子工具「提升效率」的初衷。


所以,當溝通頻繁出錯的時候,請記得這幾個關鍵字:「寫清楚、說明白、再確認」


  1. 寫清楚不要假設對方會猜你的心思,尤其是 LINE 訊息,該講的就寫清楚,避免讓人二次解讀。

  2. 說明白:簡單、直接、明確,千萬不要用太曖昧的語氣,別讓人以為你在考驗他的讀心術。

  3. 再確認:如果是重要事項,請對方再回覆確認一次,例如:「如果沒問題,我們就按這個計劃進行囉!」


溝通不良,其實是因為「讀不懂人話」


行銷界最愛的 「五力分析」,其實也適用在職場溝通:


  1. 供應商(你的上司):他給你的訊息,你真的懂了嗎?

  2. 客戶(你的同事):他要的是什麼?他的需求是什麼?

  3. 競爭者(你的對手部門):他們為什麼總是反對你的提案?

  4. 替代品(你的替代方案):當你被拒絕時,有沒有別的方式說服對方?

  5. 潛在威脅(主管的地雷):這句話會不會讓你背黑鍋?


有效率的溝通,就是懂得站在對方的角度去解讀資訊,並且減少猜測的成本。如果每一次討論都要靠揣測,那不如改行去當算命師。


快速抓重點:你的大腦是 GPS,還是迷宮?


職場最怕的一種人,就是講話像繞口令,寫報告像考古題,問他重點,他可以跟你聊一個下午,最後還是聽不出來到底要幹嘛。


所以,要訓練自己在溝通時,能精準抓重點、有效組織訊息,避免變成職場的話術王者。


  1. 學會用 5W1H誰、何時、在哪裡、做什麼、為什麼、怎麼做,這些基本元素一定要掌握清楚,讓對方能一目了然。

  2. 學會「倒金字塔結構」:先講最重要的結論,再補充細節,這樣才能確保對方在前 10 秒內就知道你的重點,而不是聽你繞半天。

  3. 避免「情緒化回應」:討論事情的時候,別讓個人情緒影響你的表達,如果只是因為討厭某個同事,就對他的提案全盤否定,那你不只是溝通不良,而是整個職場生涯都可能有點難過。


寫作是溝通的隱藏技能,學會這招,讓人瞬間懂你!


你有沒有遇過那種人,講話很清楚,但寫 Email 卻像在寫現代詩?

「關於您上週五提到的報告事宜,個人認為此事應慎重處理,待確認細節後,或可進一步討論。」

這到底是什麼意思?到底是「報告有問題」,還是「報告沒問題」?


其實,寫作和說話是一樣的,核心目標就是「讓人懂你」。但很多人在寫作時,突然變成古人,覺得字越難懂就越有文化,殊不知,職場上最厲害的溝通者,就是讓 5 歲小孩都能秒懂的人


所以,試試這些簡單的技巧:


  1. 「直白優於文謅謅」:能用一句話說清楚的事情,千萬別寫成小說。

  2. 「三段論」開場(問題是什麼)、核心(解決方案)、結論(下一步該做什麼),讓人一看就知道該怎麼回應。

  3. 「模擬讀者視角」:寫完之後,自己再讀一次,看看有沒有讓人誤解的可能。如果讀完還是覺得不清楚,那對方 100% 也會不清楚。


溝通的終極奧義:說人話,讓人懂!


不管是口頭溝通還是書面溝通,核心重點只有一個:「讓對方秒懂」


職場上最珍貴的能力,不是會說話,而是「能夠清楚表達,並讓對方理解」。這個能力,決定了你能不能有效影響別人,能不能讓團隊更順利運作,甚至決定了你未來的升遷速度。


所以,從今天開始,練習這幾件事:


講話、寫信,先想清楚目標是什麼(是要請對方給意見,還是要他直接行動?)

用 5W1H 讓對方秒懂,不要拐彎抹角(不要讓人猜!)

簡單、直接、有效,能一句話講完的,就不要寫 500 字(你不是在考作文!)

確保對方真的理解,必要時請他回覆確認(溝通不是你說完就結束,而是「對方懂了才算數」)


最後,記住一個金句:「聰明的人說話簡單,愚蠢的人講話複雜。」


職場的溝通能力,決定了你在這個社會上的生存效率。學會這一招,保證讓你升職加薪、人生順遂,再也不會被「聽不懂人話」的狀況氣到吐血!

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