2016年2月22日 星期一

把握2關鍵,享受管好時間的小確幸!


「最近好忙喔!事情都做不完!」
「對啊!尤其過年又快到了,老闆整天都在趕結案!」
「光應付一堆廠商就花了我大部分的時間,根本沒時間寫企劃案!」
「我現在最害怕的就是打開信箱,每天都一大堆信都不知道怎麼回覆!」
「我現在每天都加班到深夜,為了節省時間,我已經準備要睡在辦公室了!」
暫時休息了一陣子,許多朋友寫信來關心,最近因為做了新的嘗試,跨進了實體通路的餐飲業,每天忙得不可開交,之後有空再跟大家多聊聊虛實通路整合的艱辛。這一陣子深刻體會到時間管理的重要性,每天都希望有更多的時間可以利用,無論工作或是學業,即使有了完美的計畫,也一定不可能一步步都按照計畫來執行,因為計畫永遠趕不上變化。

面對執行的時候,隨時都有很多需要調整的狀況,所以在時間內「怎麼做都做不完」絕對是正常的,千萬不要因此而沮喪;我以前創業的時候,每每遇到這樣混亂的狀況時,也是非常難過,常不知所措,但是經過這麼多次「磨練」後,我學習調整我的心態,放下該死的完美主義,試著放大視野來分析事情的輕重緩急,也因此慢慢學會二個「時間管理」的精隨,那就是『挑重要的先做』、以及『充分授權』這二件事情。

很多人都不知道如何判斷事情的重要程度,以至於浪費過多時間在不太重要的事情上,這樣一來可能還會因此錯失良機,所以自我判斷的能力就顯得非常重要!

找出自己的黃金2小時
以我為例子,我腦袋最清楚的時間是早上6-8點,因為那個時間最安靜,最適合我來做相關的規劃工作,像是確認當天的重要行程、或是回覆重要的信件等,我都會選擇在這個時間來處理,因為我白天的時間大部分都在各處趴趴走,比較難有長時間的空檔可以思考,所以對我來說只有早晨的時間比較完整且集中,讓我可以更集中精神。

因應每個人的狀況不同,大家的黃金時刻一定都不一樣,必須好好地記錄下來自己每天的工作內容,以便找出最適合自己的黃金時刻,例如我認識一位朋友,她的黃金時刻就在半夜1-3點,她是一位家庭主婦,也是一位兼職的設計師,這個時間來工作最適合她,因為她不僅利用時差來接一些跨國的設計案,而且這個時間家裡的瑣事也都告一段落,這時候她才有清晰的思緒以及比較完整的時間來處理工作。

建構出最有效果的工作環境
我最喜歡的工作地點是圖書館,因為我主要的工作內容是策略規劃,所以在擬定策略或是思考規劃時常常需要很多資料,加上我在思考的時候喜歡安靜的地點,但同時又很矛盾地不喜歡安靜地一個人獨處,我喜歡有人走動的感覺,感覺這樣有活力的環境可以不斷刺激我卡卡的思緒,所以當我的工作遇到瓶頸或是想換一個工作環境的時候,我就會跑去圖書館。

專注於非我不可的事情,其他就交出去吧!
這個觀念不僅僅適用於創業的朋友,也適用於一般的上班族,例如在工作中,有許多專案都必須要有不同專才的人共同負責,有行銷、有美工、有財務,當然大家各司其職是最完美的狀態,但是現實的事物總是不如期待中完美,因為自己的信箱永遠都有看不完的信,跟簽不完的流程,但是其實有時候我們只是單純落入寄件副本的一員,所以別看著大量未閱讀的信件,就讓自己產生「非我不可」的錯覺,徒費太多時間,因為很多工作的主角不是我們自己,就像玩傳接球遊戲一樣,把對的球留在自己身上就好,其他不屬於自己的球,要快點把球傳到該傳的人那裡,這樣才能增進團隊整體的效率。

創業中的夥伴更需要建構出自己的節奏,因為每天有太多事情追著我們跑,如果我們沒有妥善地處理好,就很容易迷失了方向,時間規劃的重點其實只有一個關鍵,那就是挑重要的「自己」先做,不重要的也不能放掉,必須充分授權給「其他人去處理」,這樣一來才能讓自己的事業朝同一個方向前進,不然就會像二人三腳一樣,節奏不同的二人被彼此牽絆!



延伸閱讀
http://www.books.com.tw/exep/assp.php/bossfly/products/0010685549?utm_source=bossfly&utm_medium=ap-books&utm_content=recommend&utm_campaign=ap-201602 
作者:Josh Davis, Ph.D.
譯者:李芳齡
出版社: 大塊文化
出版日期:2015/08/07

推薦對象:每一位被工作及家庭瑣事追著跑的人
( Photo via Robin Maben, CC License)