2012年8月15日 星期三

時間管理的10個小技巧

在創業的過程中,每天都在跟時間賽跑,總要擔心這個產品的生產進度,還要擔心那個活動的規劃流程如何,還有一堆客人的要求還沒回覆,這一大堆相關的事情,都必須花費你最寶貴的時間來處理,所以被這麼多事情圍繞的我,每天都在強化自己對時間的掌控力專注力,努力地在許多瑣碎的事務中善用時間,因為被時間追著跑是一件很可怕的事,這不僅會讓你事情處理不好之外,也會讓你的心情變得很煩躁,所以若能試著善用時間,甚至是掌控時間,那麼我想你離成功就會越來越近喔!

有很多文章或是書籍都有談論到關於時間管理的技巧,但總歸來說,我認為以下觀念對於建立時間管理來說,還頗有助益,分享給大家!!

1.重要的且急迫的先處理
早上的精神跟思考是最清晰明白的,所以早上必須安排一些較為重要且具有急迫性的工作,利用最精華的時段處理最困難的工作,讓你一天的進度大幅超前,下午就可以悠閒地喝下午茶!

2.這不是馬拉松,來個衝刺吧!
別像馬拉松長跑一般,把所有的行程都拖到最後,等待終點線的衝刺,漫長的拖延只會讓你的怠惰蟲不斷的孳生,導致所有的事務變成一場災難,所以試著把大事務切割成多個小目標,專心地一一完成,這樣不僅比較有成就感,也比較有效率,所以帶個鬧鐘去辦公室,來幾場極致的計時短跑吧!!

3.自己的事絕對優先
行程表內常常會有其他團隊成員的共同行程,別猶豫,先完成自己該做的事,再來考慮幫助他人吧!!

4.訂出明確的期限
每件事都該有他的截止日期,就像一場比賽若沒有結束時間,每個選手都會提不起勁來認真比賽,所以訂好目標後,為每件事訂個截止日期吧!!

5.像個機器人按表操課
例如星期一就是固定排定撰寫會議記錄,星期二就固定排定客戶拜訪行程,讓工作流程可以固定化,固定流程的好處是,可以在前一天先預先準備,好預先進入備戰狀態,這樣或許你可以買五件不同顏色的衣服,看到不同的顏色就知道今天該做什麼事啦!

6.別猜測,問明白!
遇到不明白的交辦事件,務必詢問清楚,別揣摩對方的心意,這樣不僅會冒著搞砸的風險,還會浪費自己寶貴的時間。

7.你不是超人,有問題請求救!
別試著自己完成所有的工作,想想看有誰是擅長於此項業務的人,可試著請教他、麻煩他、甚至外包給他,重點是讓工作流程順利完成。

8.仔細觀察時間表
小時為單位,追蹤自己的時間,糾出浪費光陰的罪魁禍首,進而改進自己的習慣,這樣你就會發現,是時候該重新規劃你的新時間表。

9.即時的修正
針對較於繁複的工作,或是較需思考、籌劃的事務,可放慢、拉長工作的時程,以避免出錯,有時太過於堅持時間表的規定,反而會使工作呈現的不夠完美,所以放心的修正吧!

10.喘口氣,笑一個吧!
輕鬆一下,深呼吸,對身旁的人笑一個吧!緊張、充滿壓力的環境,只會使工作效率降低,別掉進時間管理的陷阱裡,別讓它控制了你的情緒!跟著我先仰天大笑三聲,哈~哈~哈!!!

掌握時間的一分一秒,把行程表排滿檔,也許會帶給你一種滿足感,但適時地把休息也排進行程表,應該可以帶給你更好、更健康的滿足!

                
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