2012年9月11日 星期二

無聊工作大改造,建立標準化手冊!


我有一位員工,姑且叫她Amy,她非常的聰明、勤快、且認真,但因為剛來公司2個月,對很多事情都仍處於熟悉階段,我希望可以讓她建立基本的熟悉度,再交代她更多的工作,沒料到在到職後第2個月的最後一個禮拜,她跟我說,她找不到任何成就,每天做這些無聊乏味的事,讓她覺得公司埋沒她的才能,萌生退意,讓我有點訝異,因為個性樂觀、開朗的她,竟然有這麼大的疲乏感及挫敗感。

於是我就跟她說:「妳知道基礎對於任何事情的重要性嗎?我是為了讓妳可以多多了解公司的狀況,好讓妳可以建立更寬廣視野,在未來更可以被賦予更多的責任,因為無聊的事物中,隱藏著許多了不起的學問。」

我問她,目前的工作流程,以妳目前的操作及熟練度,多久可以完成,她回答我,例行事務加上計劃內的工作,大約需要18個小時,於是我告訴他,試著將這18小時無聊瑣碎的工作流程,盡妳最大才能,將其縮短30%的時間,也就是在15小時內完成平常的例行事務,如果可以,我就讓妳接受更多的工作,賦予妳更多的責任。

聽到這項挑戰,她的眼中閃耀著光芒,似乎被我的建議給激勵到了,我想她在那時熱情激昂的情緒之中,也許忘了最基礎的紮馬步才是高深武功的起頭,所以我想藉由這次的挑戰,讓她明白簡化工作背後的意義,也就是在例行性事務上,建立標準化流程的重要性,殊不管她未來在不在我的公司繼續工作,這樣的觀念,對於她未來在職場上繼續接受其它新的挑戰時,會帶來更寬廣的視野。

恭喜你當選職場人氣王!>提過在工作上應該建立的基本態度,標準化流程的建立就是很重要的關鍵,它可以讓你在工作中找到樂趣,更可以縮短你從事重複性事務的時間,增加你創意性思考的比例,讓你創造更多的個人價值,以下為我個人標準化流程時的順序,跟大家分享:

廣泛的了解,看你平時做了多少
先試著通盤的了解工作事務的範圍有多廣,先從外圍的輪廓開始觀察,可以先寫下所有的流程表,以及各項事務連結的關聯圖,好釐清你該為什麼事做修改、做調整。

精簡流程,能讓你少做多少
針對可以節省時間的流程開始思考,想一想是否可以減少一些流程,但仍可順利地完成工作的項目,甚至可以調整一下工作上的順序,以便讓流程更加的順暢

實地操練,讓你知道如何修正
修改流程後必須實際演練過程,看看是否產生什麼阻礙,或是產生什麼樣的問題,一邊修改、一邊調整,讓工作標準化的流程更加地與實務做結合,因為有時紙上談兵,跟親率出征有著很大的差距。

可傳授他人,完美的標準化流程
建立了標準化流程後,試著讓這些流程能夠被傳遞被教導,這才可以創造出替代性的價值,也就是讓每個人都能勝任你的工作,都可以完美地、快速地完成交辦的事物,全仰賴著你對於標準化的貢獻,不僅是很漂亮的經歷,更可成為你未來工作表現的作品呈現,絕對可以讓你的主管對你刮目相看

上述工作標準化的順序,除了讓看似無聊的工作事項,轉換成新的形態創造更多價值外,更可以讓你在工作時重拾熱情,讓每個人都能看到你的價值。

                      
最佳服用時間: 三餐飯後加一杯溫開水!
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